Coaching e Escalation - MPS Consulting

Riprendendo l’analogia calcistica fatta nella prima parte dell’articolo, il Daily Management è un insieme di routine organizzative (schema di gioco) che permette di gestire in maniera sistematica (allenamento costante):

  • gli indicatori che si è deciso di monitorare, con i relativi obiettivi;
  • il calcolo e l’aggiornamento quotidiano degli stessi e della struttura delle perdite;
  • le attività di problem solving per la diminuzione delle perdite;
  • il coinvolgimento delle persone nel raggiungimento degli obiettivi.

Tutto questo viene fatto:

  • ogni giorno;
  • in maniera rapida;
  • delegando le attività e responsabilizzando le persone;
  • in modo tale che sia visibile da tutti.

Operativamente il cuore dell’attività di Daily Management sono le riunioni di avanzamento, che vengono eseguite a frequenze, orario, partecipanti predefiniti e fisse. Tali incontri hanno le caratteristiche di vere e proprie “riunioni di spogliatoio”: tutti in piedi e concentrati, durata breve, si consultano i risultati appena ottenuti (l’”appena” come spiegheremo è funzione del livello organizzativo) rispetto agli obiettivi pianificati e, in caso di scostamenti negativi, (scritti in rosso dai responsabili di ciascun indicatore) vengono sollecitate delle azioni di recupero, con responsabilità e date aggiornamento chiare ed estremamente rapide.

In generale, ad ogni scostamento riscontrato, la logica da seguire per poter determinare un’azione di miglioramento sarà la seguente:

Lo Standard - MPS Consulting

Gli elementi chiave per l’affiatamento sono:

  • l’utilizzo di indicatori semplici e velocemente consuntivabili, che abbraccino tutte gli assi di performance: sicurezza, qualità, livello di servizio, costi e coinvolgimento delle persone.
  • l’utilizzo del Visual Management: rendere il processo facilmente visibile agli attori con l’utilizzo di tabelloni (Visual Management Board) posizionati all’interno dei vari reparti, così da favorire la comunicazione e la partecipazione di tutti gli operativi coinvolti in ambito produttivo, assegnando a ciascuno in base alla propria area di appartenenza, specifiche attività da portare a termine.
  • Durante tali stand-up meeting non si entra nel dettaglio del singolo problema: per le attività complesse vengono creati dei gruppi di miglioramento che hanno l’obiettivo di analizzare in maniera strutturata le cause del problema e risolverle. L’importante è passare in rassegna tutti gli indicatori, nell’ordine di priorità stabilito dal policy deployment, attivando azioni PDCA quando si incontrano scostamenti negativi.

Queste riunioni sono eseguite sia a livello di squadra, sia a livello di reparto, sia a livello di plant.

In ICA Group, ad esempio, l’attività a livello di squadra avviene alla fine del turno di lavoro, in cui il team leader consuntiva i risultati ottenuti dagli operatori. Il giorno successivo al mattino presto i capi reparti tengono una riunione in cui si commentano i risultati ottenuti il giorno precedente e si avviano le relative attività correttive. Una volta al mese si tiene la riunione mensile presieduta dal Direttore Operations (Daily di 3° livello).

DAILY 1°LIVELLO

Il Daily di 1° livello, operativamente, consiste nella riunione di avanzamento di ogni reparto che viene svolta quotidianamente ad un orario prestabilito tra caporeparto e operatori. Oggetto fisico della riunione è la lavagna in cui vengono allestiti i dati nel formato standard di seguito mostrato:

Tabellone Daily Management - MPS Consulting

Nel Daily di 1°livello gli indicatori sono aggiornati quotidianamente e direttamente dal team leader. Si registrano per ogni tipologia di target i risultati ottenuti il giorno precedente rispetto agli obiettivi pianificati; il dato è scritto in verde se l’obiettivo è raggiunto o in rosso altrimenti.  In questo caso il responsabile sollecita le azioni di recupero perseguibili direttamente dal team o registra le issue da portare al livello superiore.

DAILY 2°LIVELLO

Dopo i daily di reparto, giornalmente si tiene una riunione di 2° livello tra i responsabili delle varie funzioni sia dirette (tutti i capi reparto) sia di staff (manutenzione, Laboratorio, Industrializzazione, Sicurezza)

Gli indicatori discussi nel 2°livello consistono nell’aggregazione degli indicatori dei daily di 1°livello di tutto lo stabilimento. La riunione, operativamente, è divisa in due parti:

  1. Valutazione dell’andamento dello stabilimento: per ogni tipologia di indicatore (sicurezza, qualità, livello di servizio, costi produzione, costi manutenzione, coinvolgimento personale) si attribuisce un flag di colore verde, giallo o rosso a seconda che nel periodo preso in considerazione si siano raggiunti o meno gli obiettivi prefissati nei primi livelli. è fondamentale sottolineare che in tale caso lo scostamento da analizzare è relativo al trend (ultimi 5 giorni rolling), e non allo scostamento puntale.
  2. Discussione segnalazioni ed attività di miglioramento: a partire dalla sicurezza si discute, in ordine di priorità, ogni tema contenuto nel tabellone, andando ad evidenziare, se presenti, segnalazioni emerse nella giornata precedente. Ogni nuova attività di miglioramento è registrata, dopo di che si verificano le attività segnalate in colore rosso perché scadute e il responsabile comunica le motivazioni ed eventualmente riprogrammerà la data promessa.

Daily Management Board - MPS Consulting

 

DAILY MANAGEMENT IN SINTESI

Il daily management è quello schema di gioco che, grazie agli stand-up meeting e alle Visual Management Board permette agli individui all’interno dell’organizzazione di:

  • Creare condivisione e coinvolgimento da parte dei team di lavoro sugli obiettivi aziendali. è importante che questi ultimi siano correlati all’output delle attività quotidiane dei team. Ciò permette anche di mantenere un legame più stretto fra le azioni di miglioramento proposte e implementate dai team ed il loro effetto sui risultati stessi.
  • Standardizzare le attività di management, creando una routine quotidiana che permette di gestire il lavoro di tutte le risorse di uno stabilimento, dall’operatore agli enti di staff; di affrontare in priorità i problemi e rendere chiare a tutti le responsabilità e le tempistiche delle attività.
  • Gestire le attività di problem solving in maniera costante e strutturata: l’avere un appuntamento fisso, pianificato e ripetitivo di analisi dei risultati e delle perdite, trasforma le attività di problem solving da un “qualcosa di più” che si va ad aggiungere saltuariamente alle attività di gestione operativa ad una componente standard del day by day di operativi, team leader e Middle Management.
  • Risolvere i problemi in maniera rapida, minimizzando il loro impatto sulle prestazioni del team.

Il daily management è quindi uno strumento universale, che dovrebbe essere adottato da ogni organizzazione che mira a perseguire contemporaneamente l’eccellenza operativa e il miglioramento continuo.

ICA Group - Kaizen - MPS Consulting

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Alberto Ascari

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