Ridurre gli sprechi e massimizzare il valore per il cliente
Lean Agile
Project Management
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Spesso le Imprese interpretano la gestione del progetto in modo eccessivamente semplicistico e razionale: determinazione dell’obiettivo, verifica dei mezzi a disposizione, pianificazione delle attività, controllo dell’avanzamento, misura degli eventuali scostamenti, raggiungimento dell’obiettivo.
La suddetta impostazione lascia in ombra aspetti legati alle persone ed all’organizzazione. Da qui la necessità di un sistema innovativo di Project Management, che affianchi alle tecniche tradizionali di PM (CPM, PERT, GANTT, EVA) gli strumenti Lean e Agile, in grado di cambiare radicalmente l’approccio alla gestione dei progetti, rendendolo più “umano”, semplice, partecipativo, utile.
Il Lean Agile Project Management agisce, infatti, sul sistema di governo dei progetti e, al tempo stesso, su relazioni, comportamenti, comunicazione e conoscenza, asset intangibili fondamentali per rendere più efficaci ed efficienti i progetti ed i processi inter-funzionali. Da questo punto di vista esso si configura come un vero e proprio “programma di sviluppo organizzativo”, oltre che come strumento di gestione operativa dei progetti, in quanto consente di lavorare direttamente sui meccanismi di comunicazione e relazionali tra i componenti del team, e favorire la diffusione di conoscenza tacita, sia tra le diverse funzioni aziendali, che all’interno di ciascuna di queste.
LEAN AGILE PROJECT MANAGEMENT
I principi fondamentali su cui si basa e fa leva il Lean Agile Project Management sono:
- la “visualizzazione” dei contenuti fondamentali del lavoro. In particolare, gli obiettivi, la pianificazione delle attività dei team e delle unità coinvolte, l’individuazione, l’analisi e la risoluzione di problemi/criticità/rischi sono resi disponibili in forma “visibile” a tutti, attivando una modalità di comunicazione nuova e più “naturale”, basata sulla collaborazione tra le diverse funzioni coinvolte e sul rafforzamento del ruolo attivo del management come supporto nella risoluzione dei problemi;
- la partecipazione multifunzionale sin dall’inizio del progetto, che consente di realizzare un clima in cui, grazie al confronto di prospettive differenti, sia massima la “tensione creativa” e la capacità di problem solving;
- l’anticipazione ed il front loading: orientare gli sforzi di tutti i componenti del team di progetto all’individuazione e allo studio “precoce” dei temi critici/rischi di progetto (tecnologici, di mercato, organizzativi, ecc.), con l’obiettivo di realizzare prodotti/servizi “giusti la prima volta” (right first time);
- il lavoro, strutturato, di gruppo e l’empowerment dei membri dei team;
- la comunicazione orizzontale e verticale, unico elemento che possa garantire, rispettivamente, la condivisione e l’approvazione e, dunque, un completo “allineamento” durante il processo innovativo;
- la responsabilità individuale e di gruppo, quale valore di assoluto rilievo in un’organizzazione complessa;
- la semplicità, tipica delle metodologie visual;
- la condivisione, elemento base per attivare indispensabili meccanismi di cooperazione.
SISTEMA DI GOVERNO
Il sistema di governo che caratterizza il metodo Lean Agile Project Management è basato su quattro livelli di pianificazione:
- una pianificazione strategica del portafoglio progetti (Project Portfolio Management), in cui vengono identificati i progetti da sviluppare secondo specifici criteri di selezione ed un’attenta analisi carico – capacità (confronto tra fabbisogni richiesti e capacity disponibile);
- una pianificazione di lungo periodo, in cui vengono riportate le principali milestones e le macro-attività che ciascuna funzione aziendale dovrà completare durante lo sviluppo del progetto;
- una pianificazione di medio periodo in cui si riporta, coerentemente con la pianificazione di più alto livello, una scansione temporale delle attività più ravvicinata della precedente;
- una pianificazione di breve periodo (short term plan o sprint o daily management), eseguita per singola persona.